При исполнении своих обязанностей сотрудники Гильдии строителей Дагестана обрабатывают большое количество бумажных документов, что отнимает значительную часть рабочего времени (по статистике, с задачей поиска нужных документов связаны 30% перемещений сотрудников по офису), сообщили РИА «Дагестан в пресс-службе учреждения.

Для увеличения производительности и качества труда сотрудников, упрощения их работы, руководство Гильдии приняло решение автоматизировать документооборот с помощью системы электронного документооборота (СЭД). Для этой цели был выбран программный продукт дагестанского производителя «AlDoc».

Установку и настройку системы выполнили ИТ-специалисты партнерства. Система «AlDoc» работает с использованием web-интерфейса, поэтому данная СЭД подходит для любой операционной системы: Microsoft Windows, семейство Linux, Mac OS X и другое.

В настоящее время в системе работают все сотрудники Гильдии. Это позволило создать единый архив входящей и исходящей корреспонденции, автоматизировать ее учет и поиск. В результате скорость рассмотрения входящей корреспонденции возросла в несколько раз, а поиск нужного документа занимает несколько секунд. Практически исключён риск утери документа, так как база размещена на отдельном сервере, работающем в операционной системе Linux.

Также, благодаря встроенным функциям контроля за исполнением поручений, в системе «AlDoc» можно получить исчерпывающую информацию о ходе выполнения заданий, отслеживаются сроки исполнения.